Tedarik zinciri yolculuğumuz son hızıyla devam ediyor. Bir önceki yazdığımız yazıda bugün ki konumuza çok benzer olan tedarik zincirinin yönetimsel süreçlerini incelemiştik. Aracımızın yağına suyuna baktık. Benzinini doldurduk. Emniyet kemerlerimizi de bağlarsak yola devam edebiliriz. Hadi gelin daha da derinleştirelim tedarik zinciri konularını. Bugün ki durağımız tedarik zincirinin iş süreçleridir. Keyifli yolculuklar.
“TZY Eğitimleri 4 - Tedarik Zincirinin Yönetimsel Süreçleri” isimli yazımda tedarik zincirinin yönetimsel süreçlerini beraber incelemiştik. Aslında bugün bahsedeceğimiz konu ile yönetimsel süreçler konusu birbirine çok benzer konular. İç içe geçmiş olan tanım veya kavramlardır. Tedarik zincirini konusunda şu ana kadar bahsetmediğimiz ama bilmemizin iyi olabileceği bir kaç nokta var. Kısaca bu noktadan başlayarak yolculuğumuza başlayalım.
Tedarik zincirinde halkalar arasında 3 tip akış vardır. Bu akışların genel isimlerini şu şekilde özetlemek yanlış olmaz:
Ürün akışı
Nakit (Finansal) akışı
Bilgi akışı
Ürünler tedarikçilerden müşteriye doğru giderken, nakit genelde müşteriden tedarikçiye doğru gitmektedir. Ancak bilgi her halka arasında karşılıklı vardır. Tedarik zincirinde ki amaç zaten bu akışları optimize ederek; doğru ürünü doğru yerde doğru zamanda doğru müşteriye verebilmektir. Hatta bu ifadeye doğru fiyatta kelime grubunu eklemek çok yanlış olmayacaktır. Şuraya kocaman bir tedarik zinciri amacı çizelim. Şurada küçük küçük ama mutlu müşterilerimiz olsun.
Tedarik zinciri yönetimi; doğru ürünü doğru yerde doğru zamanda doğru fiyata doğru müşteriye verebilme sanatıdır.
İş süreçlerinden bahsederken neden araya akışları sıkıştırdık? Çünkü tedarik zinciri için bir süreç yaklaşımı uygulamadan özellikle ürün akışını optimize etmek mümkün görünmüyor. Bu yüzdendir ki tedarik zincirinin 8 adet iş süreci belirlenmiştir. Bu 8 iş sürecini iyice anlamalı, benimsemeli ve sindirmeliyiz. O zaman kuyunun ilk bölümü olan iş süreçlerimiz nedir gelin birlikte yakından bakalım. Birlikte benimseyip sindirelim.
Müşteri İlişkileri Yönetimi
Müşteri Hizmetleri Yönetimi
Talep Yönetimi
Sipariş Gerçekleştirme
Üretim Akışı Yönetimi
Tedarik
Ürün Geliştirme ve Ticarileştirme
İadeler
Müşteri İlişkileri Yönetim Süreci
Tedarik zinciri yolculuğu sırasında süreçleri rahat rahat yönetebilmek için çok iyi bir hazırlığımızın olması gerekiyor. Tedarik zinciri eğitimleri isimli yazı dizisinde bile konuları anlatmaya başlamadan önce fazlası ile hazırlık yazısı yazmamız gerekiyor. Bunu yönetimsel olarak düşündüğümüz zamanda da hazırlık sürecimiz çok önemli bir olgu haline geliyor. Yönetimsel hazırlıktan kastımız ilk önce kim için çalıştığımızı bilmekten geçiyor. Hep ne diyoruz bizler? Tedarik zinciri yönetiminin odağı müşteridir. Müşteri ilişkileri yönetimi de odağımızda ki müşteriler ile alakalı bir süreç yönetimidir.
Tedarik zinciri yönetiminde ilk hazırlık olarak kurumun misyonu için kritik önemde olan müşterileri belirlemektir. Tedarik zinciri konusuna giriş yaparken kurumun aktörlerinin tek bir hedefe doğru birlik olması gerektiğinden bahsetmiştik. Burada sadece kurum içi aktörleri değil dış aktörlerinde ekibimizin bir parçası olduğu konusunun üzerine epey bir vurgu yapılmıştı. Tedarikçilerimiz, müşterilerimiz gibi dış aktörlerle ortaklık yapısı kurabilmenin önemi etkin bir tedarik zinciri yönetimi için iyi bilinmelidir. İşte ilk adım olarak bu kritik ortaklık yapısı içerisinde olabilecek müşterileri belirlemektir.
Müşteri ilişkileri ekibi kurumun başta kritik müşterileri olmak üzere müşteriyle ve hedef kitlesiyle birlikte çalışır. Özellikle talep tahminleri konusu özelinde çalışmalar yürütür. Müşteri ilişkileri performansının ölçülmesinde amaç, müşteri kârlılığının olduğu kadar, müşterilere sunulan hizmetin düzeyinin de analiz edilmesini sağlamaktır.
Müşteri Hizmetleri Yönetim Süreci
Müşteri hizmetleri yönetim süreci de müşteri bilgisinin elde edildiği çok önemli bir kaynaktır. Müşteri hizmetleri ile kurum, üretim ve dağıtım faaliyetlerinde tek bir takımız biz düşüncesi sayesinde müşterinin ihtiyacı olan bilgileri müşteriye sağlar. Ürünün teknik detayları ve taşıma/ teslim tarihlerini buna örnek gösterebiliriz.
Kurumların günümüzde müşteri hizmetlerine ne derecede önem verdiği aşikardır. Bilinçli tüketici ürünün garanti süresine, kurumun ürün arkasında durma gibi kriterlerini fiyattan önce değerlendiriyor.
Talep Yönetim Süreci
Tedarik zincirinin bir diğer hazırlık kolu ise talep tahminleridir. Talep tahminleriniz bizim, kurumumuzun üretim, üretim planlama, satın alma gibi iş birimlerini yönlendiren bir konudur. Talep tahminlerinde ki yanlış dalgalanmalar ilerleyen günlerde kurumumuzu yutabilecek koca koca dalgalara dönüşebilir. Gemimiz dalgalar arasında çok fazla kalırsa direnme gücü düşer belkide batar.
Talep yönetim sürecinin en kritik amacı; tedarik etme gücümüz ile müşteri ihtiyaçlarını dengelemeye çalışmaktır. Ne bir eksik ne bir fazla diyerek çalışmalarını yürütürler. Miktar belirlerken tabi ki neyi nerede ne zaman satın alacağız sorusuna da cevap arıyoruz bu sürecin içerisinde. İyi bir talep yönetim sistemi, belirsizliği azaltmak ve tedarik zinciri boyunca akışların etkinliğini sağlamak için anahtar müşteri ve satıcı verilerini kullanır. Bu yüzden pazarlama ve üretim planları, geniş tabanlı hazırlanmalıdır. Böylece, birçok tedarik ve sevkıyat seçenekleri, geniş tabanlı hazırlanmış üretim planları ve sipariş teslim süreleri göz önünde bulundurulmuş olacaktır. Talep yönetiminin çok ileri uygulamalarında, müşteri talebi ile üretim planları eş zamanlı yürütülerek stok yönetimi daha etkin yürütülmeye çalışılır.
Sipariş Gerçekleştirme Süreci
Tedarik zinciri yönetiminde “doğru” ifadesi çok önemli bir ifadedir. Sipariş gerçekleştirme sürecinin yönetimi de ürünü müşteriye tam zamanında verebilme çalışmalarıdır. İster seri üretimde, isterse sipariş bazlı üretimde, yüksek sipariş hacimlerini karşılamak büyük önem taşır. Sipariş gerçekleştirme süreci, bütünleşik bir üretim, dağıtım ve ulaştırma planlaması gerektirir. Amaç, tedarikçilerden işletmeye ve müşteri gruplarına kesintisiz bir süreç geliştirmektir.
Genel olarak süreç şu adımlarla yürümektedir:
Sipariş hazırlama
Siparişi iletme
Sipariş girişi
Siparişi gerçekleştirme
Sipariş durum raporunu hazırlama
Bu süreçlerin her birisi siparişin büyüklüğüne göre ek süreler isteyebilir. Süreçlerin birbirine bağımlı olduğunu düşünürsek süreçlerin zamansal olarak çok iyi planlamalıyız. Planlamada yapılacak ufak hatalar dalga dalga büyüyerek sipariş teslim tarihini geciktirmemiz ile sonuçlanabilir. Bir de her siparişin teslim tarihi değişiklik gösterebileceği için bu sürecin çok iyi kontrol altında tutulması önemlidir.
Üretim Akışı Yönetim Süreci
Bu konuda yazmadan önce ilerleyen günlerde uzun uzun bahsedeceğimiz iki kavramdan da bahsetmemiz gerekiyor. İtme ve çekme sistemleri nelerdir sorusuna 1-2 cümle ile cevap bulalım isterseniz.
İtme ve çekme sistemleri bir üretim kontrol sistemidir. Bir itme sisteminde, iş emirleri çizelgelenmiştir ve malzeme üretim hattında itilir. Bir çekme sisteminde, her bir ürün montaj prosesinin başlangıcı, başka bir ürünün bitişi ile tetiklenir. İtme sistemleri biraz daha geleneksel üretim teknikleridir.
Geleneksel üretim yönetimini uygulayan firmalar, geçmiş tahminler üzerine üretim yaparak dağıtım kanalındaki müşterilerine ürün sağlamaktadırlar. İtme sistemi olarak adlandıracağımız bu üretim sonucunda ortaya çıkan ürün karması stok ve depolama maliyetlerinin artmasına, marka değerinin düşmesine ve kalite problemlerinin gizlenmesine yol açmaktadır.
Tedarik zinciri yönetiminde ise müşteri ihtiyaçları dikkate alındığından üretimde çekme sistemi kullanılmıştır. Bu yüzden üretim süreçleri, piyasa değişikliklerine cevap verecek esneklikte tasarlanmıştır. Siparişe özel kitle üretimi yapmak için esnekliğe gereksinim vardır. Siparişler, çeşitli parti boyutlarında tam zamanında gerçekleştirilir. Üretim öncelikleri, teslim tarihlerine göre yürütülür. Bu nedenle üretim planlaması yapanlar, her bir müşteri segmentine göre strateji geliştirmek için müşteri planlayıcıları ile birlikte çalışmaktadırlar.
Tedarik Süreci
Üretim akışını desteklemek ve yeni ürünler geliştirmek için tedarikçiler şirketin stratejik planlamasına katılabilir. Tedarikçiler, kuruma katkısı ya da önemi bakımından çeşitli sınıflandırmalara tabi tutulabilir. Uzun dönemli stratejik birliktelikler, önce küçük bir anahtar tedarikçi grubu ile geliştirilir. Arzu edilen sonuç, her iki tarafın da kârlılığıdır. Anahtar tedarikçilerin ilk tasarım sürecine katılmasıyla ürün geliştirme zamanında kayda değer bir azalma görülecek ve geleneksel tedarikçi ilişkisi bu yolla değişecektir.
Ürün Geliştirme Süreci
Mavi okyanus stratejisinden İndustryolog Akademi'de bahsetmiştim. İsterseniz yazıya buradan ulaşabilirsiniz: “Satış Pazarlama Yöntemleri 4 – Mavi Okyanus Stratejisi“. Mavi okyanus stratejisinde kurumların yeni bir ürün yeni bir sektör bulma yarışları hakkında yazmıştık. İşte bu aslında tedarik zincirinin iş süreçlerinin altında kalan bir konudur. Yeni bir ürün şirketin can damarıysa, sonra ki ürün geliştirmeleri ise şirketin yeni can damarlarıdır. Ne kadar çok can damarınız varsa o kadar çok ayakta kalabilirsiniz. Bir can damarınızdan olsanız bile yeni bir can damarı ile yola devam edebilirsiniz. Müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi de takımınıza katıp bütünleştirmeniz gerekmektedir. Günümüzde kurumlar ürün yaşam döngüsünü kısaltmayı kendilerine bir görev olarak atamaktadırlar. Rekabet şartlarında ayakta kalmanın altın kurallarından biride yeni ürünler geliştirmek ve üretebilmektir. Ürün geliştirme ve ticarileştirme sürecinde firmaların dikkat etmesi gereken bir takım özellikler vardır. Bunlardan başlıcaları; ihtiyaçlarını açıkça ifade edebilen ve edemeyen müşterileri tanımak, müşteri ilişkilerini yönetmek ve koordine etmek, tedarikçileri seçmek, imalat için üretim teknolojisi geliştirmek ve ürün-pazar kombinasyonunu gerçekleştirmektir.
İade Süreci
Bir iş süreci olarak iadelerin yönetimi, tedarik zinciri yönetiminde rekabet avantajının sürdürülebilirliğini sağlar. İadelerin etkin yönetimi, verimlilik adına bir fırsat olup, tedarik zincirinde müşteri memnuniyeti açısından da önemli bir süreçtir.
Konuya bir örnek vererek konuyu bağlamayı düşündük. Zara firmasının başarısının altında yatan sebeplerden birini sizler için inceledim:
Tedarik zincirinde grup olarak çalışmanın getirdiği başarıya örnek istiyorsanız eğer Zara’yı incelemenizi öneririm sizlere. Zara İspanya Merkezli büyük bir giyim üreticisi ve perakendecisi bir kurum. Normal şartlar altında tekstil sektöründe tedarik zinciri döngüsü her yeni ürün grupları için ortalama 6 aydır. Ancak Zara tedarikçileri ile yaptığı iş ortaklığı sayesinde zincirin döngüsünü önce 5-6 haftaya daha sonra 1 aya kadar düşürmeyi başardı. Neredeyse her ay yeni bir ürün grubu ile müşterilerinin karşısına çıktı. Yeni ürün grubunu normal fiyatlardan sattı başka bir ürün grubu geldiği zaman artık eski sınıfına giren ürün grubundan elinde kalanları indirimli satma yoluna gitti. Çok iyi bir tedarik zinciri planlaması yaparak tedarik zinciri yönetimini etkin kullandı. Tüketicilerini, tedarikçilerini de işin içine soktu. Onları da takımın bir parçası yaptı. Günümüzde Zara tekstil sektöründe dünyanın en büyük firmalarından biridir. Bu başarısının altında etkin ve doğru kullanılan tedarik zinciri yönetimi yatmaktadır.
Tedarik zinciri yönetiminin önemi uzun yıllar önce anlaşılmıştı. Bu çok önemli konu çok fazla iş koluna ayrılmış ve içerisinden farklı farklı süreçleri doğurmuştur. Böylece son iki yazımda tedarik zincirinin yolculuğumuzu daha da derinleştirdik. Umarım sizler için keyifli bir yazı olmuştur. Yorum ve görüşleriniz benim için çok önemlidir. Yorum ve görüşlerinizi bekliyoruz.